УДК 316.354/776

ОРГАНИЗАЦИОННО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ: ПРАКТИКА УПРАВЛЕНИЯ

Виктория Александровна Бойко, аспирант ГОУ ВПО МГТУ "Станкин"

 

Рассматриваются управленческие аспекты использования информационных систем, их применимость для управления предприятием и анализируются их функциональные возможности для управления предприятием.

We consider the managerial aspects of information systems, their applicability for enterprise management and analysis of their functionality for enterprise management.

Ключевые слова: информационные ресурсы, автоматизированные системы управления, информационные технологии, информационные системы, управление предприятием.

Keywords: information resources, automated management systems, information technology, information systems, business administration.

Технический прогресс дает возможность эффективного использования информационного ресурса, предоставляя инструменты сбора, обработки и хранения информации. Бухгалтерский учет и финансы уже невозможно представить без специальных компьютерных программ. Проекты по внедрению систем автоматизации управленческой деятельности традиционно охватывают широкий спектр задач от дополнительной формализации процедур сбора и хранения управленческой информации до осуществления изменений в организационной структуре управления и перераспределения обязанностей.

Главная особенность современного этапа развития общества заключается в его информатизации, цель которого - внедрение средств вычислительной и телекоммуникационной техники во все сферы человеческой деятельности. Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" информатизация - это организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов.[1]

Несмотря на всеобщий рост внедрения информационных систем в управлении бизнесом и государственными структурами, все еще наблюдается острая нехватка качественных методических разработок в области информационного управления. Большинство известных подходов являются лишь переводными материалами, не адаптированными к российской действительности. Современная реальность такова, что традиционные методы управления все чаще опираются на информационные технологии. Как следствие, сфера информационного управления расширяется до такой степени, что каждый управленец вынужден быть компетентным в этих вопросах. Информационное управление - это междисциплинарная область, которая воздействует на многие ключевые показатели эффективности предприятия. Появление термина "Информационное управление" обусловлено развитием науки и технологий, т.е. в общем случае развитием цивилизации и появлением таких понятий, как информационное пространство и, как следствие, информационная политика и информационное общество.

В настоящее время в мире происходит много изменений, которые коснулись и бизнес-среды. Можно выделить четыре направления этих мощных, всеохватывающих изменений (табл.1). Это, в первую очередь, глобализация, затем – переход к информационному обществу, а также трансформатизация предприятия и появление DIGITAL FIRMS. [2]

Эти изменения потребовали в первую очередь пересмотра всей системы управления, как на уровне национальной экономики, так и на уровне компаний, что также повлекло за собой пересмотр самой теории информации. Потребовалось разобраться в том, что же такое информация, в чем ее отличие от просто данных, фактов и т.д., как с ней работать.

Информация в современном мире характеризуется следующим:

- это не любые сведения, а те, которые несут в себе что-то новое и уменьшают имеющуюся неопределенность;

- информация существует вне ее создателя как отчужденное от него знание;

- это сообщение, записанное определенными знаками на каком-то носителе и доступное для воспроизведения без участия автора.

Информация становится ресурсом для организации, если позволяет решать следующие важные для организации задачи:

- определять стратегические и тактические цели и задачи организации;
- формировать планы развития бизнеса и организовывать их выполнение;
- осуществлять контроль над текущей ситуацией в организации;
- прогнозировать изменения во внешней среде;
- принимать обоснованные управленческие решения;
- осуществлять взаимодействие различных подразделений.

Информация, как любой ресурс фирмы обладает рядом свойств, таких, как:

- достоверность, т.е. она не должна искажать истинного положения дел;
- адекватность, т.е. она должна соответствовать задачам и ситуации на фирме;
- оперативность и доступность;
- непротиворечивость и целостность.

Предприятие следует рассматривать, во-первых, как сложную организацию, во-вторых, как открытую систему, выживание которой зависит от внешнего мира. Это и определяет роль информационного ресурса в деятельности фирмы.[2]

Одним из признаков глобального социально-культурного переворота второй половины ХХ века является не столько многократное увеличение объема доступной информации, сколько возникновение особого рода пространства, в котором начинают складываться свои специфические формы поведения и деятельности, качественно отличные от тех, что существовали на предыдущих этапах общественного развития. Специфика этого пространства выражается и в характерных, именного для него, правилах игры, и в появлении нового типа деятельности. Набор этих субъективных позиций, соответствующие им формы поведения, интересы и установки по отношению к информационному полю создают базовые условия для возникновения феномена новейшего времени, который получил название информационной политики.

Понятие информационной политики толкуется в большинстве случаев вполне однозначно. Под этим термином подразумевается способ обращения с имеющимися информационными потоками и ресурсами со стороны различных институциональных субъектов (государства или государственных органов, либо отдельных организаций и учреждений, которые могут иметь свои представления и интересы при работе с информацией). Информация выступает здесь в качестве объекта намеренной манипуляции и выполняет чисто техническую функцию наряду с другими ресурсами деятельности: кадрами, материально-технической базой, финансами и т.д.

Информационная политика в этом, по сути управленческом, контексте при всем многообразии возможных интересов обычно сводится к чисто количественному контролю над протеканием информационных потоков. На основании количественных показателей строятся утверждения о большей или меньшей информационной открытости того или иного субъекта [3].

Современное развитие общества приводит к возрастанию объема и усложнению решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителя продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации автоматизированной информационной системы.

Информационные системы в настоящее время являются ключевым фактором повышения эффективности управления, что особенно важно для российских организаций. Административно-командная система не приучила руководителей к эффективному использованию ресурсов организации, в том числе людских. И после перехода к рыночной экономике во многих организациях сохраняется влияние старой парадигмы управления. Это приводит к необоснованному росту числа управленцев административного аппарата в организациях, неоптимальному использованию ресурсов, низкой производительности и оплате труда.

Выбор информационной системы в значительной степени определяется организационной культурой предприятия, частью которой является так называемая информационная культура. Она предопределяет как способ использования информации, так и информационное поведение работников компании и отражает приоритеты руководителей компании в использовании для достижения успеха или предотвращения провалов. Выделяют четыре разновидности информационной культуры. [4]

Функциональная культура. Менеджеры используют информацию, чтобы управлять подчиненными или влиять на них. Эта культура в наибольшей степени присуща жестко иерархизированным механистическим компаниям, где информация служит, прежде всего, для управления и контроля. Контроль - характерное для этой культуры информационное поведение. Здесь этот термин используется не в отрицательном смысле, а просто как обозначение необходимой для компании деятельности. Многие деловые процессы используются для контроля во всех областях - от бухгалтерского учета до снабжения.
Культура взаимодействия. Менеджеры и служащие доверяют друг другу и делятся информацией (особенно о наличии проблем и неудач), чтобы повысить собственную эффективность. Прямой обмен информацией о возможных срывах и провалах необходим для устранения проблем и адаптации к изменениям. Правда, есть немало компаний, внедряющих программы Тотального управления качеством, но одновременно наказывающих служащих и менеджеров, решившихся заговорить о недостатках и ошибках. Всё больше компаний, где такая информация рассматривается как необходимое условие успеха. Они полагают, что доводя такую информацию до своих служб и рабочих групп, до потребителей и поставщиков, компания помогает устранению проблем и совершенствованию производства.

Культура исследования. Менеджеры и служащие ищут информацию, чтобы лучше понимать будущее и то, как изменить собственную деятельность и приспособиться к будущим тенденциям. Здесь господствующим информационным поведением является предвидение. Элементы исследовательской культуры можно встретить в службах, связанных с обслуживанием клиентов, исследованиями рынка, технологическими исследованиями и разработками, а также со сбором информации.

Культура открытости. Менеджеры и служащие открыты для нового понимания природы кризисов и радикальных перемен и ищут способы прорыва в конкурентоспособности. Эти компании сознательно отбрасывают старые подходы к бизнесу, чтобы освободиться для поиска новых перспектив и идей, обещающих создание новых продуктов и услуг, которые могли бы изменить условия конкуренции. Такая компания не просто предвидит изменения или адаптируется к ним, но перекраивает саму базу конкуренции в самых разных отраслях. Но пока таких компаний, которые сделали культуру открытий неотъемлемой частью своей стратегии, мало.

Дальнейшее внедрение информационных систем невозможно без пересмотра стереотипов, преодоления консерватизма, особенно характерного для старшего поколения управленцев, выросших в условиях административно-командного управления. Требуется дальнейшее развитие правовой базы. Развитие отечественных отраслей в области информационных систем нуждаются в инвестициях.

Позитивные сдвиги уже есть, и молодые управленцы начинают активно внедрять информационные системы в процесс управления. Трудно найти организацию, которая не применила бы автоматизированные системы бухгалтерского учета. Однако разрозненные системы, автоматизирующие документооборот, бухгалтерский учет и финансовое планирование, уже не устраивают руководителей. Возникает спрос на целостные системы, охватывающие все бизнес-процессы в организации. Грамотные управленцы подходят к автоматизации бизнес-процессов и повышению эффективности управления комплексно. Широкое распространение получает реинжиниринг. Все чаще руководители организаций привлекают внешних специалистов консалтинговых компаний [5].

Литература

1. Г.А. Титоренко "Информационные системы и технологии управления: учебник - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - 591 с.
2. А.В. Никитин, И.А. Рачковская, И.В. Савченко "Управление предприятием с использованием информационных систем": Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2009. - XIV, 188 с.          
3. Н.М. Абдикеев, В.И. Бондаренко, А.Д. Киселев, О.В. Китова, Н.Е. Лавлинский, И.И. Попов "Информационный менеджмент: Учебник" - М.: ИНФРА-М, 2010. - 400с.
4. Маршанд Д.А. Как работают с информацией в вашей компании? (Фрагмент из книги "Мастерство: Менеджмент") //www.cfin.ru
5. А.Г. Ивасенко, А.Ю. Гридасов, В.А. Павленко "Информационные технологии в экономике и управлении: учебное пособие" - 4-е изд., стер. - М.: КНОРУС, 2010. - 154 с.

Связь с автором:
Мобильный телефон: (8-926) 691-3651.
Электронная почта: vicki06@mail.ru